Bewerbermanagement - Was ist zu beachten?
10 Oktober 2018 Daniel Rink 10 Minuten Lesezeit
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Beschäftigtenverhältnis droht häufig der größte Ärger. Ganz gleich, ob die Enttäuschung von Mitarbeitern groß ist, die aus ihrer Sicht im schlimmsten Fall (un)berechtigt gekündigt wurden oder aber nur sog. AGG-Hopper Ärger machen - Sie sollten ein besonderes Augenmerk auf diese Prozesse legen.
Hier unsere Sammlung von Tipps im Bewerbermanagement. Dieser Artikel wird laufend erweitert. Bei Fragen wenden Sie sich gerne an uns.
Bewerberdaten müssen nicht in einem Dateisystem gespeichert sein!
Die Regelungen der DSGVO und des BDSG sind für Bewerberdaten viel weitgehender anwendbar als für übrige personenbezogene Daten. § 26 Abs. 6 BDSG schreibt vor, dass diese Regelungen auch Anwendung finden,
ohne das sie in einem Dateisystem gespeichert sind.
Löschen Sie die Bewerberdaten nach 6 Monaten
Sie dürfen Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens aufbewahren, um sich gegen potentielle Diskriminierungsvorwürfe wehren zu können. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz sieht Schadensersatz- und Entschädigungsansprüche gegen den potentiellen Arbeitgeber vor, wenn ein Bewerber diskriminiert wurde. Dieser Anspruch muss gemäß § 15 Abs. 4 AGG innerhalb von zwei Monaten geltend gemacht werden. Hierfür müssen Sie die Bewerbungsunterlagen aufbewahren, um etwaige Vorwürfe entkräften zu können. Da es sein kann, dass die Zustellungen von Klagen länger dauern und der Bewerber theoretisch die Möglichkeit hat, am letzten Tag Klage zu erheben, setzt sich derzeit eine Aufbewahrungsfrist von maximal 6 Monaten durch.
Löschen Sie wirklich alle Daten - Umgang mit E-Mail Bewerbungen
Prüfen Sie den Umgang mit Bewerbungsunterlagen kritisch. Dürfen Ihnen Bewerber Ihre Unterlagen per E-Mail schicken? Bedenken Sie folgendes: üblicherweise werden E-Mails archiviert. Bewerbungsunterlagen sollten von dieser Archivierung ausgenommen werden (eine nachträgliche Löschung aus dem Archiv ist nicht möglich - denn ansonsten ist es keine revisionssichere Archivierung).
Wie machen Sie das? Der wohl einfachste Weg ist eine generische E-Mail Adresse (jobs@mustermann.com) einzurichten und hierüber alle Bewerbungen zu erhalten.
Interessanter Bewerber? Leiten Sie diese E-Mail intern an den Kollegen weiter, für den der Bewerber interessant ist? Dann ist auch diese E-Mail in der E-Mail Archivierung. Macht der Bewerber anschließend seine Auskunftsrechte geltend, geben Sie Ihm eine falsche Auskunft über die bei Ihnen gespeicherten Daten (sie sind ja schließlich noch da!).
Stellen Sie die Bewerbungsunterlagen über ein Tool für Bewerber zur Verfügung, wenigstens aber speichern Sie diese an einer zentralen Stelle, aus der sie diese wieder löschen können.
Link-Lösung für Informationspflichten?
Für Bewerbungen gilt auch die Informationspflicht nach Art. 13 Abs. 1, Abs. 2 DSGVO. Kann ich auch diese Informationen über einen Link zur Verfügung stellen? Die Antwort ist jein. Mir erscheint es zumindest sinnvoll es zu tun. Darüber hinaus empfehle ich Ihnen, einen Prozess zu etablieren, dass Sie bei Eingang von neuen Bewerbungen ebenfalls eine Eingangsbestätigung mit den entsprechenden Informationen verschicken. Erstens ist die Gefahr von Ärger im Beschäftigtendatenschutz besonders hoch und Sie tragen die Beweislast für die Erfüllung dieser Informationspflichten. Zweitens haben Sie ein Problem mit Initiativbewerbungen, welche den Hinweis auf den Link nicht gesehen haben könnten.
Talentpools - länger speichern als das Bewerbungsverfahren?
Bei interessanten Bewerbungen kommt es immer mal wieder vor: Mensch, die Bewerbung behalten wir, die könnte noch interessant werden. Bitte machen Sie sich klar, dass für die über das Bewerbungsverfahren hinausgehende Speicherung eine Einwilligung benötigen. Holen Sie sich diese am besten bereits bei Beginn des Bewerbungsverfahrens (z.B. im Online-Formular) ein. Aprops Online-Formular: es scheint geboten, eine Möglichkeit zu bieten, die Bewerbungen verschlüsselt einzureichen (SSL-Verschlüsselung).